会議の開催時期を工夫する|キャッシュフロー経営実践講座

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会議の開催時期を工夫する

会議の開催時期を工夫する

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

会議の開催時期を工夫する

前回の営業会議の話。

たくさんのコメントやご感想をいただきました。

ありがとうございます。

やはり、会議の目的がはっきり決まっていないと混乱を招くという気がします。


さて、今日は、会議の開催時期の話です。


株主総会や取締役会などは関係する人も多いので、自分の一存では開催時期を決められません。

一方、営業会議や会社の全体会議は、毎週月曜日の朝、毎月5日の17時というように日程を予め決めているケースが多いのではないでしょうか。


私は楽天銀行に勤めている時、総務部長をやっていたのですが、総務部の会議は毎週金曜日の朝にやると決めました。

理由は二つ。


一つは月曜日はなんとなく憂鬱だから(笑)。

他の部署は月曜日の朝に会議をやるところが多かったのですが、ただでさえ気の重い月曜日に会議をやるのは避けたかったのです。


もう一つは、逆説的なようですが、月曜日の朝からすぐに仕事に取組みたかったから。

たとえ30分でも会議をやれば、実際に仕事に取りかかるのは30分後。

これではスタートダッシュができません。


週1回の会議で決めることの大半は、今週は何をやるのかということ。

本来であれば月曜日朝の時点で、今週は何をやるのかを全員が理解していなければなりません。

この点、金曜日であれば、今週はどこまで何をやったかが分かっているので、翌週は何をやらなければならないのかが自ずと分かっています。


また、土日を挟むと記憶があいまいになるので、週末に翌週の目標を決めた方が合理的です。

そして、金曜日の場合、「今日頑張れば明日は休みだ」という形で、皆がより前向きな姿勢で会議に臨めると考えたのです。

自分としては金曜日の朝という開催時期はよかったと思うのですが、残念ながら他の部署で真似るところはありませんでした。


会議の目的が、各人が行動する内容を決めることであれば、それにふさわしい開催時期というのがあります。

月曜日の朝や毎月5日というように

慣習的に決めている開催時期がはたして合理的なのかどうか

一度ゼロベースで見直してみてはいかがでしょうか。


次回は、会議の参加者についてお話します。


ところで、金曜日の場合、夕方ではなく、朝にやるのがミソ。

金曜日も夕方になると気もそぞろの社員が必ずいます。


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Tag: 会議の開催時期 慣習的に決める 合理的に決める

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