社長自ら号令をかけて情報収集する
社長自ら号令をかけて情報収集する
ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。
「ハーイ、集合！」
「全体、前へ倣え！」
「直れ！」
事務所のすぐ横は小学校。
この週末に運動会があるので、連日さかんに練習が行われています。
我々の頃と違って、かかる音楽もAKB48や宇宙戦艦ヤマトなど多種多彩。
一方で、先生がかける号令の内容は今も昔もあまり変わっていない感じです。
窓から直接校庭が見えないので、生徒の様子は分かりませんが、皆がきちんと隊列を組んで集団活動している様子はなんとなく伝わってきます。
さて、前回、資金繰りにかける時間を短縮するために、各業務プロセスを改善できる余地はいろいろあるというお話をしました。
私が資金繰り関連のご相談を受ける中で、時々あるのが、
経営者が欲しい情報がなかなかタイムリーに集まらない
というものです。
その原因をお伺いすると、
- 取引先からの請求書が来るのが遅い
- 経費の精算の締めに時間がかかっている
- 見積り書を出すのがかなり面倒
など様々です。
けれども、よくよくお話をお聞きすると、意外と
号令をかけていない
というケースがあります。
例えば、社員の交通費や立替えた経費の精算。
なかなか資料の提出が遅く、社員全員が出すのを待っていると、当月分の経費を締めるのが翌月の中旬になっているという会社がありました。
このため、社長が前月の実績を確認できるのが翌月の月末近く・・・。
社長はそのことに不満は持っているのですが、社員に対して「いついつまでに立替経費の精算表を出すこと」という指示を明確に出していなかったのです。
その会社に対して私が行ったアドバイスは
- 立替経費の精算は翌月3営業日以内に出す
- それまでに提出されない分については支払わない
という通達を出して社員に徹底させるというものでした。
大手企業では規程やマニュアルで細かいルールが決まっています。
しかし、多くの中小企業の場合、仮に規程などがあっても有名無実化しており、社員にはその内容が浸透していません。
まずは、社長自ら号令をかける。
集まらない情報を集めるにはもっとも効果がある方法です。
中小企業にとっては、いかにして集客するかという問題と、いかにして情報を集めるかという問題は、永遠のテーマ。
しかし、いずれの場合も上手くいってない時は、本来やるべきことで手を抜いていることが最大の要因だったりします。
一声かけるだけで変わることもまだまだたくさんあります。
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