他部署を経験させて業務の視野を広げる
他部署を経験させて業務の視野を広げる
中小企業では、社員が部署を人事ローテーションで動くことは比較的少ないのが現状。しかし、仕事の流れを社員に理解させるためにも、他の部署を一度は経験させる仕組みを取り入れましょう。
ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。
先週の金曜日、ゼミの同期会＆忘年会がありました。
全部で20名のうち、13名が参加。
普段は中国にいる人がたまたま日本に帰国していたり、当初は予定のあった人が急に来れるようになったり、ということが重なり、過去最多の出席者でした。
同期会やOB会の場合、世話好きでマメな人が毎回幹事をやるというパターンもあります。
しかし、我々の同期会は、毎年持ち回りで幹事を決めています。
毎回会の最後に、参加者の中からまだ幹事をやっていない人を見つけて次回の幹事に指名してお開きとなります。
私も一度幹事をやったことがありますが、これが意外とたいへん。
まず面倒なのは開催日の決定です。
勤務先も住んでいる場所も全員がバラバラ。
皆さん働き盛りのオジサン、オバサンなので、全員が大丈夫という日はなかなかありません。
また、ご案内のメールを送ってもすぐに返事をくれる人もいれば、なかなか連絡がつかない人も・・・。
最後は幹事の権限で、できるたけ多くの人が参加できる日を開催日にするのですが、どうしても途中で急な出張等が入って都合が悪くなる人も出てきます。
また、開催日が決まっても、場所をどこでやるのかを決めるのも一苦労です。
あまり値段が高すぎるのもダメだし、かと言って久しぶりに会うのにうるさくて隣りの人が話す声が聞き取れないところも避けたいところです。
実際、先週の同期会も週末＆月末＆忘年会シーズンだったので、なかなか場所が決まらなかったそうです。
さて、中小企業の場合、社員が部署をローテーションで動くことは比較的少ないかと思います。
営業なら営業一本、経理なら経理一筋、というケースが少なくありません。
しかし、
他の部署を経験してみて初めて分かる
ということがたくさんあります。
「営業と事務はクルマの両輪である」とよく言われます。
けれども、営業部門が決めてきた特殊な条件のために事務作業がどれだけたいへんになったかというのは、実際にその事務作業をやってみないと分からないものです。
また、事務方からすれば「こんな面倒なものを勝手に決めてきて」と思うような案件も、実際に取引先とギリギリの交渉をしている現場に出ると、「この話をまとめるにはやむを得ないかも」と気づくことがあります。
人数の関係で定期的な人事ローテーションを組むことが難しい場合は
- 1～2週間の期間限定の社内異動で他の部署の仕事を経験する
- 繁忙期や誰かが休みの時に他の部署の社員がバックアップする
ことでも一定の効果はあります。
仕事の流れを社員に理解させるためにも
他の部署を一度は経験させる
という仕組みをぜひ取入れて下さい。
私も一度同期会の幹事を経験した後は、日程の調整がたいへんなことが分かり、「日程の返事はできるだけ早く出そう」と心がけるようになりました（苦笑）。
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