会議の記録は必ず残す
会議の記録は必ず残す
ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。
突然ですが、先週の金曜日11月22日、夕飯は何をお食べになったでしょうか？
私もさすがに昨日の夕飯のことは覚えています。
けれども、1週間前のことになると記憶もあいまいです。
たまたま、その日が「会社の忘年会だった」とか、「結婚記念日だったので外食に行った」というような特別な行事があったら、覚えているかもしれません。
けれども、「いつものように家で食事した」という場合、記録を取っていないと忘れるのが普通ではないでしょうか。
会社の会議においても、株主総会や取締役会などは
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録
を残すので、これらの記録を見れば「1年前に何を話し合ったか？」を思い出すことができます。
しかし、それ以外の会議になると「面倒なのでいちいち記録を残さない」というケースが大半です。
記録を残さない理由の一つとして、「議事録の書き方が分からない」ということがあります。
たしかに、株主総会や取締役会に関しては「議事録の書き方」といった本が出ているくらいなので、「きちんとしたものを書かないといけない」という意識が働きます。
けれども、会議の記録も日報と同じぐらいの意識で、パターンを決めて書くようにすれば、それほど手間も時間もかかりません。
毎日何を食べたのか食事の記録を取っていると、振り返った時に「野菜が少ないなぁ」「油ものが続いているからちょっと控えないと・・・」ということに気づきます。
同じように会議の記録を取っていると、「先月は何を指示したのか」「当時からあの問題が指摘されていた」ということが分かります。
簡単でもいいので、会議の記録を取る。
もし、会社ではまだ実行されていないのならぜひ今日から始めて下さい。
この点、某大手銀行で回答が二転三転したことは普通に考えれば、「ありえへん！」ことだと思います。
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